Por default, la sección de Presupuestosaparece por default en la aplicación de Ventas. Podemos acceder también al seleccionar la opción Pedidos>Presupuestos.

Resumen de pasos a seguir:

1. Crear un nuevo presupuesto.

2. Llenar el formulario del documento.

3. Seleccionar los productos de la solicitud.

4. Editar la tabla de productos.

5. Agregar información adicional.

6. Guardar el documento.

7. Previsualizar el presupuesto.

1. Crear un nuevo presupuesto.

En la ventana de presupuestos, hacemos clic sobre el botón +Create .

2. Llenar el formulario del presupuesto.

Se abrirá un nuevo formulario de presupuesto, para el cual al menos debemos llenar la información de los campos Clientey Tarifa

Los campos de  Dirección de factura y  Dirección de entrega se completan automáticamente si estos datos han sido guardados previamente al crear el registro del cliente.

Una vez que hemos seleccionado al cliente, podemos ver que el nombre del cliente se repite en los campos de dirección. Esto no significa que estos sean los valores de la dirección, sin embargo podemos verificar dichos valores al hacer clic sobre el ícono de expandir.

3. Seleccionar los productos de la solicitud.

En la pestaña de Líneas de pedido, introducimos la información de los productos o servicios que deseamos incluir en la cotización. Para hacerlo tenemos las siguientes opciones:

• [1] Agregar un producto: seleccionamos los productos desde una lista desplegable (para una búsqueda y selección rápida).

• [2] Configurar un producto: seleccionamos los productos desde una interfaz gráfica (para una búsqueda y selección gráfica).

• [3] Agregar un sección: añade un encabezado a un grupo de productos para darle orden o clasificarlos dentro del presupuesto.

• [4]Agregar nota: permite añadir comentarios al producto, como términos y condiciones que aplican únicamente a uno o varios productos de la lista.

El siguiente paso es hacer clic sobre  Agregar un producto. Al hacerlo se abrirán los campos de la tabla y podemos seleccionar los productos.

4. Editar la tabla de productos.

Una vez seleccionados los productos de la cotización, podemos editar los campos de Cantidad pedida, Precio unitario, Impuestos e incluso añadir un Descuento (%)a cada producto.

En la siguiente imagen podemos ver cómo se han agregado secciones (1), produtos (2) y notas en la sección de Términos y condiciones.

5. Agregar información adicional.

Podemos añadir configuraciones adicionales al presupuesto:

1. Expiración: Especifica la fecha de caducidad del presupuesto.

2. Tarifa: Se utiliza cuando se tienen listas de precios con diferentes tarifas (ej. tipo de divisas, descuentos especiales, etc.).

3. Plazos de pago:Se puede definir la forma de pago que se espera convenir con el cliente y define el tipo de CFDI cuando si se emite la factura.

4. Comercial:El agente comercial responsable de la venta que se busca cerrar (ej. el ejecutivo de la cuenta). Se usa también para análisis y estadísticos.

5. Etiquetas:Sirve para clasificar el documento si se requiere añadir datos adicionales al registro, además de los almacenados en el resto de campos. Este campo es de gran utilidad para la analítica del negocio (para mayor información consultar la sección Analítica de negocio).

6. Equipo de ventas:Similar al campo de Comercial, cuando se tienen conformados equipos de venta. También usado para fines estadísticos.

7. Referencia de cliente:Si el presupuesto se ha generado a partir de un documento del cliente (como una solicitud de cotización).

8. Firma en línea:Si se activa esta casilla de verificación, el cierre o confirmación de la venta, así como el requerimiento de pago al cliente, requerirá previa confirmación del cliente mediante una firma digital, la cual deberá introducir accediendo a un enlace enviado por correo electrónico.

9. Pago en línea:Similar al anterior. En este caso se activará la opción para que el cliente pueda pagar en línea (con Stripe)

6. Guardar el documento.

Al finalizar, es recomendable guardar el registro, ya que esto nos permitirá revisar los datos introducidos y editarlos si es necesario, antes de enviar el documento por correo electrónico o realizar alguna otra acción.

7. Previsualizar o imprimir el presupuesto.

Podemos generar un reporte en pdf del presupuesto o acceder a una versión web del mismo, haciendo clic en Imprimir y Previsualizar respectivamente. Ambos forman parte de la plantilla de correo cuando elegimos la opción Enviar por correo electrónico.

El siguiente es un ejemplo de la vista en pdf que obtendríamos del presupuesto del ejemplo anterior.

 Accedemos a nuestro presupuesto. Si hemos salido de la ventana del documento, podemos entrar nuevamente accediendo a Pedidos>Presupuestos.

Hacemos clic sobre el botón Enviar por correo electrónico .

Se abrirá una nueva ventana para editar el email. La información del correo se completa automáticamente con los datos del correo del cliente, así como el asunto y el cuerpo del correo, los cuales se configuran dentro de la plantilla por default "Sales Order: Send by email" (para mayor información sobre plantilla de correo, consultar la sección de Comunicación). También podemos ver que el pdf del presupuesto se adjunta por default.

Hacemos clic sobre el botón Enviar .

Una vez enviado el correo electrónico, podemos ver el registro del correo en la sección del historial del documento. Incluso, podemos acceder a una vista previa del pdf.

De aquí en adelante, podemos continuar la comunicación con nuestro cliente y dar seguimiento al mismo utilizando las herramientas de comunicación del ERP.

Una forma de reducir el tiempo de creación de un presupuesto es el utilizar los datos guardados en otro que tenga información similar. Para ello, entramos al documento en cuestión en Pedidos>Presupuestos

Seleccionamos el documento que utilizaremos como base.

En la parte superior de la ventana, hacemos clic sobre el botón Acción y seleccionamos Duplicar de la lista desplegable.

Podemos ver que se ha generado un nuevo registro y se han copiado los valores de presupuesto duplicado.

Hacemos clic en Guardar .

Cuando el cliente o prospecto ha aceptado nuestra propuesta económica, podemos confirmarla mediante un registro que nos permitirá más adelante generar una factura con su respectivo CFDI. Para ello, entramos al documento en cuestión en  Pedidos>Presupuestos

Seleccionamos el documento que utilizaremos como base.

 Hacemos clic sobre el botón Confirmar.

Al finalizar, podemos ver que la barra de estado del documento ha cambiado a "Presupuesto confirmado".

A diferencia del Punto de venta, en la aplicación de ventas se requiere que indiquemos el momento en que se ha entregado o enviado el producto para su entrega. Para ello, entramos al documento en cuestión en  Pedidos>Pedidos y seleccionamos el registro de venta confirmada.

 En la ventana del documento, podemos ver en la parte superior derecha 1 registro de entrega (en este caso, pendiente). Entramos al hacer clic sobre el botón con el ícono de la camioneta de entrega.

Una vez que se haya realizado la entrega, hacemos clic en el botón Validar .

En ocasiones, y dependiendo de la configuración del producto, se desplegará un mensaje de advertencia. Hacemos clic sobre el botón Aplicar .

Al finalizar, podremos ver que la barra de estado se ha modificado a Hecho.

 El último paso antes de poder emitir un CFDI es indicar que el registro de venta generará una factura. Para ello, entramos al documento en cuestión en  A facturar>Pedidos a facturar  y seleccionamos el registro de venta confirmada.

Hacemos clic en el botón   Crear factura . 

Se abrirá una nueva ventana en donde debemos seleccionar el tipo de factura que se creará. Tenemos 4 opciones:

1. Factura regular.

2. Depósito (porcentaje): Se registra únicamente el valor de un anticipo, como porcentaje del total de la venta. No se registra el valor de los productos.

3. Depósito (cantidad fija): Se registra únicamente una cantidad fija recibida como anticipo. No se registra el valor de los productos.

Una vez seleccionada la opción correspondiente al tipo de factura, hacemos clic en Crear y ver facturas o únicamente en Crear facturas .

Al hacerlo, el ERP nos conduce a una nueva ventana en donde podemos ver la factura.Para emitir un CFDI de esta factura siga los pasos de la sección 2. Validacíón o timbrado de una factura de la sección de  Facturación .

Si regresamos al registro de la venta, podemos ver que se ha actualizado la información para mostrarnos que tenemos una factura relacionada a este documento.