Navegación y colaboración

En Odoo podemos trabajar con la información almacenada de diversas formas para facilitar su uso, acceso y visualización:

1. Filtrar registros

2. Agrupar registros

3. Guardar filtros

4. Visualizar gráficos

Filtrar registros

En la barra de búsqueda podemos escribir palabras clave para genera un filtro rápido. Al terminar de escribir activamos el filtro presionando la tecla "enter" o haciendo clic sobre alguno de los filtros predeterminados que se despliegan abajo de la barra de búsqueda.

Una vez que hemos seleccionado el filtro, en la barra de búsqueda veremos un recuadro con el icono de filtro . 

Es posible que los filtros predeterminados no sean suficientes en todas las ocasiones. Para ello, hacemos clic sobre el menú de filtros por debajo de la barra de búsqueda y seleccionamos la opción de Añadir filtro personalizado. En esta opción podemos seleccionar cualquiera de los campos que existen en el modelo de datos de la sección.

Agrupar registros

Cuando tenemos una gran cantidad de registros es útil el agruparlos por categoría, fecha o algún otro campo. Para ello, hacemos clic sobre el menú Agrupar por y seleccionamos de entre alguna de las opciones predeterminadas o creamos una agrupación personalizada al igual que con los filtros personalizados. 

Una vez seleccionado alguna opción, podemos ver un recuadro con el icono de agrupación .

También podemos agrupar o filtrar registros mediante el menú de periodo de tiempo que aparece en algunas secciones.

 Guardar un filtro o agrupación

Una vez que hemos hecho un filtro o agrupación podemos guardarlo para utilizarlo en futuras ocasiones.  Para hacerlo, seleccionamos Guardar búsqueda actual y damos un nombre para identificarlo y seleccionamos alguna de dos opciones:

• Usar por defecto: Se aplicará el filtro o la agrupación cada vez que entramos a la vista o sección del ERP.

• Compartir con todos los usuarios: Se guardará el filtro o agrupación en el menú de favoritos y el resto de usuarios podrá verlo y utilizarlo.

Una vez que lo hemos guardado aparecerá un recuadro con el ícono de favoritos  .

Visualizar gráficos

En la parte superior izquierda de la ventana, encontraremos los iconos de visualización de gráficos y tabla pivote.

Gráficos

Una vez que hacemos clic sobre el icono de gráficos, se despliegan tres nuevas opciones de visualización: gráfico de barras, gráfico de línea y gráfico de pastel.

Gráfico de barras

Gráfico de línea

Gráfico de pastel

En el menú de Medidas podemos seleccionar entre varios parámetros de visualización de los registros. En el caso de los gráficos podemos seleccionar una a la vez, mientras que para las tablas pivote, podemos seleccionar múltiples valores a mostrar.

Tablas pivote

Al igual que con Excel podemos trabajar con tablas dinámicas. Además de los menús de filtros, agrupaciones y medidas, podemos ir agregando nuevos campos a las filas o columnas de la tabla al hacer clic sobre el icono de + y seleccionar de entre los diferentes campos del modelo de datos.

Una vez que hayamos seleccionado un campo nuevo, hacemos clic sobre el icono  para desplegar todos los campos de la tabla.

 Descargar datos

Podemos descargar los datos de una tabla pivote al hacer clic sobre el icono  .   

Exportar los datos a Google Sheets

Google Sheets es la hoja de cálculo de Google, similar al conocido Excel de Microsoft. La gran ventaja que nos ofrece Google Sheets es que podemos trabajar con los datos sincronizados desde Odoo en tiempo real, lo cual nos evitará estar descargando un archivo nuevo cada vez que deseemos ver los datos actualizados de alguna tabla de Odoo. También, al estar alojado en la nube de Google, podemos acceder al documento desde cualquier dispositivo y podemos compartirlo y colaborar con otros miembros del equipo de trabajo.

Para comenzar, nos dirigimos a la tabla de donde deseemos extraer los datos y hacemos clic en el botón de    Favoritos y seleccionamos la opción Añadir a una hoja de cálculo de Google.

Se abrirá una nueva hoja de cálculo de Google y nos solicitará algunos datos para establecer la conexión. Por el momento, hacemos clic en el botón Cancelar.

El menú de la aplicación, seleccionamos la opción de Odooy posteriormente hacemos clic en  Settings.

Luego en Continuar.

Nos pedirá elegir alguna cuenta de Google que tengamos en nuestro dispositivo, crear o iniciar sesión con una cuenta de Google.

Se mostrará una vetana de advertencia. Hacemos clic en Configuración avanzada. Por default, Google no reconoce la aplicación que está alojada en nuestro servidor, por lo cual es normal que muestre esta advertencia.

Se desplegará una opción adicional que dice Ir a Odoo Template (no seguro), hacemos clic sobre ella.

Finalmente presionamos sobre el botón Permitir.

Nuevamente seleccionamos Odoo > Settings en el menú principal.

Ahora nos solicitará una serie de datos en diferentes ventanas. Los datos a introducir son los siguientes:

URL: http://sitio.com

Base de datos: master (o pruebas, durante el tiempo de la implementación).

Usuario: tu correo electrónico con el que sueles ingresar a Odoo.

Contraseña: tu contraseña para iniciar sesión en Odoo.

Ahora moveremos el contenido de la celda que muestra "#Error!" a alguna otra celda de la hoja de cálculo, preferentemente a la A2 para que tengamos la posibilidad de agregar encabezados en la primera columna.

Finalmente, podemos cambiar el título de nuestro libro de Google Sheets y compartirlo con otros usuarios. Recuerda que por seguridad, lo mejor es compartir tus archivos en la nube sólo con las personas que deben acceder a este, agregándolas al grupo de acceso en el botón Compartir, en lugar de sólo compartir el vínculo al archivo. Para más información sobre las funciones de compartir, consulte la documentación oficial de Google.

Odoo no sólo es una herramienta eficaz para la administración y control de negocio, también puede ser una herramienta valiosa de comunicación y colaboración de los equipos de trabajo.

En la gran mayoría de documentos, ya sea de venta, compras, gastos, manufactura o contabilidad, Odoo genera registros de manera automática del historial de los mismos. De esta manera podemos saber cuándo y quién generó el registro, las modificaciones que este ha sufrido en el tiempo, así como notas personalizadas o mensajes que los usuarios envían a otros usuarios internos o inclusive a otros clientes.

Dependiendo de la configuración del usuario, la sección de chat puede aparecer en la parte inferior del formulario del documento o en la parte derecha del mismo. Tenemos tres herramientas en esta sección:

• Enviar un mensaje: Enviará una notificación de Odoo o correo electrónico (dependiendo de la configuración de usuario) a los seguidores del documento. Para agregar nuevos seguidores, hacemos clic sobre el icono .

• Poner una nota: Genera un nuevo registro en la ventana de chat sin necesidad de enviar un mensaje a otros usuarios o seguidores. Aún aquí podemos enviar una notificación a algún contacto de la base de datos al escribir @seguida del nombre del contacto. También podemos dejar un registro para un canal al escribir #seguido del nombre del grupo o canal.

• Planificar una actividad: Podemos crear un registro en el calendario para nosotros mismos o para algún otro usuario de la base de datos y solicitar que Odoo nos envíe un recordatorio en algún momento específico, tal como lo haríamos con cualquier otra aplicación de gestión de calendarios.

Adjuntar un archivo

Podemos anexar archivos al documento al hacer clic sobre el icono  y luego sobre Agregar archivos adjuntos .

En Odoo tenemos dos herramientas valiosas para comunicarnos con otros usuarios internos del ERP:

• Chat interno.

• Canales.

Para acceder a ellas hacemos clic en los iconos que aparecen en la parte superior derecha de la pantalla.

 

Chat interno

Al hacer clic sobre el icono de mensajes, seleccionamos Nuevo mensaje.

 

Aparecerá en la esquina inferior derecha una venta de chat. Para iniciar una conversación escribimos en el campo de Para: el nombre del un usuario del ERP.

 

Canales

 En la aplicación de conversaciones podemos acceder a nuestro historial de conversaciones y trabajar con los canales, que son equivalentes a los grupos de las redes sociales.

 

Existen dos tipos de canales: privados y públicos. En los canales privados, sólo usuarios invitados recibirán los mensajes que se compartan en ellos.

Para crear un nuevo canal, hacemos clic sobre el icono +  y escribimos un nombre para el canal. Al finalizar seleccionamos la privacidad del canal, haciendo clic en alguna de las dos opciones que se despliegan.

 

Si hemos seleccionado la opción de crear un canal privado, podremos ver un icono de candado a un costado del nombre del canal.

Podemos agregar más opciones al grupo al hacer clic sobre el icono del engreane.

 

Se abrirá una nueva ventana en donde podremos elegir entre alguna de las siguientes opciones:

• Enviar mensajes por correo.

• Descripción del canal.

• Alias de correo desde donde se enviarán las notificaciones (si se ha elegido enviar mensajes por este medio).

• Invitar nuevos contactos a unirse al grupo.

1. Crear un documento.

2. Duplicar un documento.
   

3. Eliminar un documento.
   

4. Editar múltiples documentos a la vez.

1. Crear un documento

Al entrar a alguna aplicación o en un menú dentro de una aplicación, normalmente podrás ver los registros en formato de kanban (tarjetas) o de lista (tabla). En la parte superior izquierda podrás encontrar el botón + Crear.

2. Duplicar un documento.

La función de duplicar documentos en odoo es muy útil, sobre todo cuando se requiere re-utilizar los datos de una solicitud de presupuesto, cotización de ventas, lista de materiales, etc. Esto lo podemos hacer en la vista de formulario del documento que deseamos duplicar. En la parte superior del documento, hacemos clic sobre el botón  Accióny seleccionamos la opción Duplicar.

 Nota: Es posible que, una vez que hemos duplicado el documento, odoo anexe "Copia de " al nombre del documento duplicado. Igualmente, es posible que no todos los campos del documento original se copien en el nuevo documento, por lo cual es recomendable verificar cuáles campos se han copiado y agregar la información que haga falta.

3. Eliminar un documento.

 Nota: Debido a que algunos documentos se relacionan con otros documentos de la misma u otras aplicaciones, odoo restringirá a los usuarios la eliminación de documentos. Con esto, también odoo asegura la consistencia en la base de datos.

Al igual que para duplicar un documento, la opción para eliminar la podemos encontrar dentro de la vista de formulario, dentro del menú     Acción.

4. Editar múltiples documentos a la vez.

En algunas bases de datos es posible duplicar y eliminar más de un registro a la vez. Esto sólo lo podemos hacer en la vista de lista, seleccionando los documentos a los que deseamos aplicar la misma operación y luego seleccionando alguna de las opciones del menú      Acción .